商務英語寫作：電子郵件寫作格式及原則
商務英語使用的過程中離不開郵件，商務往來中的電子郵件代表着公司的形象，顯示着公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以正確書寫是非常關鍵的。今天我們就爲大家整理了商務英語寫作：電子郵件寫作格式及原則，一起來了解一下吧。
一、商務英語電子郵件的格式
常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：
①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。
其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好爲名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作爲稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件爲一封通函，則用DearAll作爲郵件稱呼;正文應結構清楚，便於閱讀，如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目瞭然。
二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則
商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、 Complete、Clarity和Courtesy原則。
準確原則
由於商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關係，其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤，電子郵件內容還要敘述準確，以免引起誤會糾紛。
簡潔原則
簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，儘量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞複雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務英語電子郵件應以簡明扼要爲第一要務。
在具體寫作中，商務英語電子郵件呈現出的句法特徵是句子結構簡單明瞭，有大量省略句和不完整句。其詞彙特徵是用語簡潔，語言簡明扼要。
另外，爲了節約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。
例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.
例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.
例3 Hope you can accept it.
例1中的兩個單句具有明顯的因果關係，但寫並不使用表達因果關係的連接詞如since、because，這種舍長句、複合句，選短句、簡單句，喜並列、棄從屬的句法特徵在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務信函相比，商務電子郵件更傾向於非正式文體，更爲口語化。
完整原則
商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因爲只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how。
清楚原則
商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：
例1 We will deliver your goods soon.
例2 中significant一詞意爲明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改爲具體的年月日。
禮貌原則
商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑑於電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂迴地表達觀點，提出要求。
例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.
例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.
例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免於受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易爲對方接受。
三、結語
隨着國際商務活動的不斷擴展，商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時，電子商務的普及，往往會讓寫忽視商務英語電子郵件應有的規範和格式，難免會出現這樣或那樣的問題。然而準確規範的英文郵件，不僅能反應寫信人的英語及業務水平，還可以體現寫信人爲人處事的態度和風格，有助於建立良好的商務關係，最終對達成貿易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規範和格式，遵循郵件的寫作原則。
以上就是爲大家整理的商務英語寫作：電子郵件寫作格式及原則的相關內容，希望能夠對大家有所幫助。商務郵件是非常嚴謹的，是不能夠出現一點差錯的，所以大家一定要認真仔細。
