商務英語郵件書寫的格式和禮儀

在職場中，使用商務英語寫郵件的頻率越來越高，但是我們或許只是會用英語寫郵件，而不知道商務英語郵件的具體寫作格式。正確的郵件格式是提高效率的重要途徑，今天就爲大家總結了商務郵件的寫作格式和禮儀，相信讀了這篇文章大家肯定能有所收穫。

一、郵件標題

1、一定不要發空白標題，這是非常不禮貌的行爲。相信大家也不會故意這麼做，有可能是想先寫好郵件再定標題，但最後直接空白標題就發出去了。所以要養成良好的習慣，先把標題寫好。

2、標題應「簡明扼要」，能反應文章內容或者重要性，不宜冗長。

3、標題裏應儘量不用特殊符號和長串的數字，以免郵件被放進對方垃圾郵件箱。如非必要，儘量少用"urgent"等字眼。

4、回覆對方郵件的時候，可以根據需要更改標題，不要一長串"RE"。比如要回復收件人關於一款小黃人設計圖的問題，郵件標題就可以簡單地描述如下：RE:Art work of minions item

二、附件

1、如果有附件，標題寫好馬上上傳附件，養成好習慣，不要等到郵件寫完最後再上傳，最後很可能會忘記。相信不少人有過漏傳附件的經歷，郵件發出去才發現附件沒上傳。

2、郵件有附件時，應在正文裏提醒收件人查收附件。

3、附件個數不宜過多，一般不超過4個。數量較多的時候可以打包壓縮成一個文件。

4、如果附件內容是特殊格式，應告知收件人打開方式，以免影響使用。

5、如果附件過大，最好拆分爲多個郵件發送，或者通過網盤分享。單封郵件附件過大可能發送不成功，或者被攔截。

三、郵件內容

1、首先是稱呼：第一次聯繫儘量用「Dear XXX」作爲稱呼，不知道姓名只知道頭銜的情況下，可用「Dear Title」，熟悉了之後也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個羣體發的郵件，可以用「Dear All」作爲郵件稱呼。

2、郵件內容都左對齊頂格寫，開頭不留空格。

3、寫正文的時候，把最重要的事情放在最前面，簡單的問候之後「直奔主題 」。

4、能用簡單句的時候不用複雜句，能用簡單詞彙的時候不用複雜詞彙。郵件內容力求簡潔明瞭，表述準確。如非必要，郵件儘量不要寫的很長，也不要分很多段落，一般三四段即可。

5、如果郵件涉及信息比較多，可以按要點進行編號，12345分條敘述，這樣表達更清楚。重要內容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒，但是同一封郵件中字體儘量一致，字體顏色不宜過多，最好不要超過3種。

6、注意措辭，多用虛擬語氣和委婉語氣。比如：if……,I would……,Could you……這些句型，既明確了自己立場，又不至於太生硬，更容易讓對方接受自己觀點。

7、電子郵件可以輕易的被轉發給他人，也是書面的證據，所以郵件內容務必慎重客觀，切不可信口開河。

8、郵件最後要對收件人表示感謝，如果郵件開頭已經說過感謝的話語，結尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應開頭。

9、郵件結尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然後另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些，適合所有場合。

四、收件人

1、儘量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄裏，這裏只寫跟郵件內容直接相關聯繫人的郵箱。其他相關人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」裏。

2、不是郵件內容的直接處理者，但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送，有同學習慣性抄送一大堆相關和不相關的人，這是不可取的。

3、如果不想讓收件人知道你同時把郵件也發給了某人，這種情況可以添加「密送」。

4、需要添加多個收件人或者抄送人的時候，一般會按照職位高低進行排序。

五、其他需要注意的細節

1、最好設置一個簽名檔，裏面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網址、辦公室地址、聯繫方式，社交賬號等信息，方便收件人隨時查找。

2、郵件寫好之後，自己先檢查一遍有沒有拼寫錯誤，語句不通順，或者表達有歧義的地方，確認沒問題再發送。

以上就是關於商務英語郵件的寫作格式和禮儀，大家一定要牢記這些規則和方法，既要學好商務英語，又要掌握正確的郵件寫作格式，從而避免在與別人進行郵件來往的過程中犯錯誤。