商務英語郵件有哪些寫作方法

商務英語對於很多人來說或許非常的陌生，但是對於從事外貿的人來說，卻是一個不能夠缺少的技術。今天我們爲大家分享商務英語郵件的寫作方法，趕緊過來看看吧。

商務英語郵件有哪些寫作方法

用口語化去寫作。商務郵件雖然是書面體，但它與一般的書面體(比如學術論文)不同。現代商務郵件寫作提倡語言自然、流暢，就像面對面的口語交談一樣。我們可以在寫作中融入一些自己的想法、個性和情感，讓讀者感覺到作者是一個活生生的人，而不是一臺毫無感情的公文機器。這樣的句子過於正式，讀起來也很費解。這實際上會給讀者造成距離感，影響商務溝通的效果，它們可以改爲更加自然的說法。

使用主動語態。一般情況下，在商務郵件中使用被動語態會顯得語氣生硬、官腔官調，使用主動語態則會更加有趣有力。當然，並不是所有的情形下都必須要使用主動語態。當動作發出的主語不明確或者不重要的情況下要使用被動語態。同時，由於在被動語態中看不出動作發出者是誰，有時候在商業中爲了逃避責任或者含糊其辭，我們也會使用被動語態。

多使用短句。研究表明，句子的長度與人們的理解程度有直接聯繫。當句子的長度在15至20個單詞時，首次閱讀就能理解的人所佔的比例爲75%，當句子單詞長度在27個以上時，這一比例馬上降到4%。由於商務郵件講究溝通的效率和準確性，因此應該儘量使用短句。

多使用動詞而不是名詞。動詞名詞化(例如將avoid寫成the avoidance of)會拉長句子，而且會使寫出來的句子不夠生動，缺少人情味。我們在寫作時要儘量使用動詞而不是名詞。

商務英語郵件的寫作技巧

1、保持專業的語調

直接不是錯(To be straightforward is good)，但請別將情緒和非正式(informal)語言帶入郵件中，也儘量避免縮寫(contractions such as for )和簡寫(abbreviations such as for 。但其實關於一封郵件表述是否正式，是仁者見仁、智者見智的。請看以下例子：

Original:

Thanks for the snakes you sent. I’m sorry to say that two were dead. Send more soon, plz. Talk to ya later!

這肯定是非常不正式的——就算是對商業領域長久的合作伙伴也不能這麼說，更何況還出現了諸如>這樣替代的口語化表達——是很不專業的。

After reedited:

Thank you for your shipment of the snakes to our store/house/apartment. However, two of them were dead later because of XXX. I would like you then to send two replacement snakes to us as soon as possible. Please email me or call XXX with further questions and make arrangements for a new shipment.

但每個工作環境都有它對於正式與否的定義—我們稱作企業文化(work culture)：如果是整個環境裏都接受的、約定俗成的寫作，也可能無妨。但還是要守住底線：不要用縮寫、簡寫，儘量使用完整句子，不要有語法錯誤。當然更不要寫出一些讓老闆不高興的內容比如把名字、頭銜寫錯。

2、校對你的郵件內容

校對的作用除了包括避免以上不合宜的寫作發生，還包括檢查標點符號，排除全部大寫的情況除非——發出Email的一方是你老闆或是擁有其他senior一點身份的人。筆者就曾經遇到過這樣的情況：批改作業的是英國人也是個長輩，他的評語就採用了全部大寫的方式——一開始拿到時完全讓人受不了-就像是看到他當面在對着你咆哮一樣，但當事後從別處瞭解到這就是他們那一代人的表達習慣時你就接受了。所以，瞭解對方的文化背景甚至生活習慣也是很重要的——它可以避免一些誤解(misunderstandings)發生。

最後如果一封郵件要發給很多人(a large number of people)，那麼最好找幾個人校對比較好。

3、把握郵件的開頭語和結尾

問候最好簡潔正式。根據對話發生的背景(context)選擇是否要稱呼對方的名字。如果對方是一個商業主體或是一個並不特指的人(unspecified person)，那麼名字就可以省了。以下是一些例子：

Good afternoon,

Greetings,

Dear Dr. Smith

Mrs. Clinton

此外一個恰當的結尾(an appropriate closing)總是禮貌的並能暗示郵件已經到了結尾(to imply the email has come to an end)。慣常的結尾包括：Best Wishes、Sincerely等，另外還有以下這些：

I look forward to your response.

I hope to hear from you soon.

Thank you for your time.

那麼回到之前買蛇的那封，可能結尾是Thank you for your attention to this matter就是恰當的。

4、署上你的名字

簽名非常重要：在一些辦公自動化郵件系統裏會有可供操作的自動回覆簽名，可以根據自己的喜好進行調整(be customized to your liking)。但請記住無論你是什麼樣的職位和身份，對外發出去的郵件都會或多或少代表你所在的組織特點和你自己的工作定位，所以設定簽名時一定要謹慎。我們來看下面一兩個例子：

I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that.

——這是一個做前臺和event coordination的員工的自動回覆。大家可以從字裏行間感受到TA的熱情(as soon as I can after that)，而且行文也很簡潔。

I will now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return.

Kind regards

Kate

——這是一個與外國政府機關工作人員(當時的)對接項目時的回郵。大家可以同樣從字裏行間體會到政府機關工作人員(不分國籍的)所應有的態度(相比前一條)：莊重(Kind regards)、權威(be out of the office、respond to…on my return)。

最後，單就名字的正式性排序有如下標準：

Dr. Jane Smith (most formal)

Dr. Smith (slightly less formal)

Jane Smith (somewhat informal)

Jane (informal)

5、聯繫方式的加入

如果你想對方通過傳真(fax)、手機號(phone number)、地址(address)或網站找到你，那麼也可以把這些信息加入到你的定製(customized)簽名中。

以上就是爲大家整理的商務英語郵件的寫作方法，郵件是有固定的格式的，所以在寫的時候要注意。格式雖然固定，但是寫作方法不固定，這是大家能夠出彩的地方，也是能夠展示自己的地方，希望大家可以多多注意。