現代商務函電格式規範

商務英語公函的特殊交際功能決定了其體裁的特殊性。在遣詞造句方面 ,使用行業術語和正式辭令是公函的兩大特徵 ;在語篇建構方面 ,公函有不同於普通私函的固定格式 ,並根據具體交際語境多采用勸說法或陳列法建構語篇 ;在語用策略方面 ,採取“你方視點”、委婉語氣和合作態度是建立和促進貿易伙伴關係的關鍵。

　　(1)商務公函的概念

商務公函是用來商洽工作、聯繫業務、詢問和答覆有關具體實際問題的一種公文。

　　(2)商務公函的結構及寫作方法

公函是平行文。在寫作時，一般包括四大部分：標題、行文對象、正文、落款。

①標題一般採用公文規範標題法，即標題由發函機關、事由、受函機關和文種組成。也有的只有事由和文種。

②行文對象是指公函受文者，寫在事由之下的第一行左邊，頂格，後面加冒號。

③正文是公函的內容即事項，是發函者要告訴對方的具體事情，由三部分組成，即發函因由，發函事項以及結語等，事項部分基本上是敘述和說明的方法，如有要求部分則要根據行文內容來安排，不可過多。結語多使用“特此覆函”。

④落款。包括髮函單位的名稱和主要負責人的簽名以及日期。

　　現代商務函電範文

公函

××公司：

貴方有關保險事宜的6月25日來函知悉，特函告如下：

一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險和戰爭險。如貴方願投保綜合險，我方可以稍高的保費代保此險。

二、破碎險。破碎險是一種特別保險，需收取額外保費。該險現行保險費率爲2%，損失只賠超過5%的部分。

三、保險金額。我方注意到貴方欲爲裝運給貴方的貨物按發票金額另加10%投保，我方當照此辦理。

我方希望上述答覆將滿足貴方的要求，並等候貴方的答覆。

××公司

×年×月×日