淺議商務英語函電的清楚原則
商務英語函電是國際貿易的重要溝通工具。撰寫高水平的商務英語函電通常要遵守七個原則, 其中, 清楚原則是七個原則中最基本的原則之一。在現有的商務英語函電研究成果中, 以清楚原則爲依據進行的應用研究較少看到。爲此, 筆者擬探討清楚原則在商務英語函電中的運用, 以幫助國際商務人士提高商務英語函電寫作水平。
一、商務英語函電的清楚原則
清楚原則包含三方面: ( 1) 一個句子包含一個意思; ( 2) 句子之間應有邏輯關係; ( 3) 以簡單、直接的方法表達。[1]清楚的表達, 能避免誤會, 甚至貿易糾紛。比如說, “Fluctuation in theexchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’saccount.”[1] “fluctuation in the exchange rate”包括了匯率的上漲和跌落兩種情況。如果不表達清楚, 買賣雙方就會對匯率的漲落產生糾紛。避免不必要的經濟糾紛, 商務英語函電撰寫的過程中要始終貫徹清楚的原則。上述例子若想表達“合同生效後匯率的波動由買方承擔”, 原句子可改爲“Any increase ordecrease in the exchange rate after the date of contract signing willbe for the buyer’s account.”
二、清楚原則的運用
( 1) 詞語的運用
1)詞語的準確無誤
當你明確了要表達的想法時, 要注意選用清晰、簡單的詞語, 準確無誤地表達你要傳達的信息。避免用一些複雜、深奧的詞彙。有些寫信人認爲複雜、深奧的詞彙會讓信件看起來更有水平, 更重要些。然而, 複雜的詞彙會增加對方讀信的難度,甚至引起理解上的誤會。通常, 商務英語函電的撰寫適合採用簡單易懂的詞彙。
2) 代詞的指代
注意代詞指代的對象和關係代詞前後的邏輯關係。一般來說, 代詞和關係代詞用以修飾離它們最近的名詞, 並且與所指代的名詞保持人稱上和數量上的一致。但代詞的不恰當運用, 會引起表達上的歧義。試看以下的句子: They informedMessrs. Smith and Richardson that they would receive an answerin a fewdays.[1]在這個句子中, 第二個“they”指代誰呢? 是整個句子的主語“They”還是“Messrs. Smith and Richardson”呢? 這裏就產生了歧義。如何清楚地表達? 比如原意想表達“Smith和Richardson兩位先生將在近期內得到答覆”, 原句子可改爲:“They informed Messrs . Smith and Richardson that the latterwould receive an answer in a fewdays.”這樣的話, “the latter”指代“Messrs. Smith and Richardson”, 指代清楚, 句子意思明確。
3) 修飾詞的位置
同一修飾詞在句子的不同位置, 句子意思和側重點將完全不同。試比較以下兩個句子: ①We can supply 100 tons of theitemonly. ②We can supply only 100 tons of the item.在第一個句子中, “only”修飾“the item”, 意思是隻提供這種項目, 沒有其它的項目。而在第二個句子中, “only”是修飾“100 tons”, 意思是隻提供100噸, 沒有更多了。故修飾詞在句子中的位置不同,其所修飾的詞就不同, 意思也將有所不同, 書寫商務英語函電時一定要注意這一點。
此外, 修飾詞的位置應該是緊跟着或者靠近它所修飾的詞語。試比較以下兩個句子: ①They bought a bicycle in a smallshop in Beijing which costs $ 25.00. ②They bought a bicycle for$25.00 in a small shop in Beijing. “$25.00”是修飾“bicycle”, 說明這一輛自行車的價格, 應該靠近它所修飾的詞語“bicycle”。第一個句子“which costs $ 25.00”應移到“bicycle”後面。第二個句子不用定語從句, 直接用介詞“for” 帶出自行車的價格“$25.00”, 修飾詞位置正確, 整個句子簡潔、清楚易懂。
( 2) 句子的邏輯結構
分詞的邏輯主語與句子的主語要保持一致。[4]試分析以下句子: “Being an expertin international trade, I’m sure youhave experience of solving this kind of problem.”在這個句子中,句子的主語是“I”, 而分詞的邏輯主語是“you”。爲保持分詞的邏輯主語與句子主語一致, 原句子可改爲: “Being an expert ininternational trade, you certainly have experience of solving thiskind of problem.” 或者“As you are an expert in internationaltrade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”。
其次, 注意句子間意思的連貫性。例如: They wrote a was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.這三個短句缺乏意思上的連貫性, 每個句子都有它獨立的意思,讀信人很難區分哪個句子是最重要的信息。上述句子可改爲: “They wrote a letter to Mr. Woods, the sales manager.”改寫後的句子意思清楚明確: “他們給銷售部經理Woods先生寫了一封信。”
此外, 清楚的表達要求重點突出, 讀信人不會遺漏重要的信息。我們書寫商務英語函電時可以通過調整句子結構, 突出要強調的部分。比如: “We sent you 5 samples yesterday of thegoods which you requested in your letter ofMay 25 by air.”該句子包括了很多信息, 有①we sent you, ②5 samples, ③yesterday, ④the goods which you requested in your letter ofMay 25, ⑤by air。一個句子包含多種信息, 讀信人很容易忽略其中某些信息。對此, 重要的信息應放在句子的前面, 通過句子結構加以強調。上述句子重要的信息有①we sent you, ②5 samples, ⑤by air。原句子可改寫爲: “We sent you, by air, 5 samples of goods whichyou requested in your letter ofMay 25 yesterday.”經過改寫的句子重點突出, 句子意思更清晰明確。
最後, 句子中簡潔的情節有利於清楚的表達。如“We haveyour check of October 17 in the amount of $500, and wish at thistime to thank you for it.”原句子是表達“我方收到貴方10月17日開具的500美元支票一張, 特此感謝。”“特此感謝”原句子用“wish at this time to thank you for it”, 用詞繁瑣, 使得整個句子意思不明確。如果這一個情節簡化爲“thank you”, 原句子改爲“Thank you for your check of October 17 for $500.”修改後的句子意思更清楚易懂。
三、結束語
本文針對清楚原則在商務英語函電寫作中的運用, 分別從詞語與句子進行了論述, 得出以下主要結論: (1) 儘量使用簡單詞語, 並注意代詞的指代; (2) 句子表達要求重點突出, 而且要有一定的連貫性。
參考文獻:
[ 1] 胡鑑明.商務英語寫作[M] .廣州: 華南理工大學出版社, 2001: 4.
[ 2] Sue Kay.實用商務英語寫作[M] .北京: 北京理工大學出版社, 2003: 63.
[ 3] 王曉英.商務英語寫作教程[M] .南京: 東南大學出版社, 2001: 4.
[ 4] 廖瑛.實用外貿英語函電( 第二版) [M] .武漢: 華中科技大學出版社, 2003: 8.
