如何寫商務信函

商業信函，簡稱商函，國外稱爲郵件廣告或DM廣告。它是以信函爲載體，將客戶所需發佈的商務性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標對象手中的一種廣告形式。小編爲大家整理了如何寫商務信函，希望對你有幫助哦!

(一)結構

國際商貿信函較私人社交信和一般公事信複雜，一封完整的英文商貿信函可以包括13個部分：

1、信頭(The Letter Head);

2、案號和日期(The Reference and Date);

3、封內地址(The Inside Address);

4、經辦者行(The Attention Line);

5、稱呼(The Salutation);

6、事由行(The Subject Line);

7、信的正文(The Body of Letter);

8、結束禮詞(The Complimentary Close);

9、簽名(The Signature);

10、擬稿人和打字員姓名首寫字母(Initials);

11、附件(Enclosure);

12、抄送(Carbon Copy Notation);

13、附言(Postscript)

(二)格式

國際商貿信函是從事國際商務活動的重要聯繫工具，在打字、書寫時應遵循國際上往來信函的通用格式，不可按自己的習慣任意爲之。現在國際商業書信通用的排列格式主要有三種：齊列式(The Block Style)、縮行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

1、 齊列式。除信箋上部已印好的信頭外，2、 凡用打字機打出的部分均自

信箋的左線邊緣向右打出，各行左緣起始處完全排齊，因而稱爲齊列式，採取這種格式既便於打字，又整齊美觀，是現今最通用、最流行的英文書信格式。

2、縮行式。用縮行式排列的信函，其主要特點是：日期排在信箋的右上方;封內地址，按昔日習慣，下一行要比上一行往右縮進2~3個字母，但現代書信也常按齊列式沿左線邊緣排齊;信的正文，每段開頭大約向後縮進3~5個字母，一般與稱呼行Dear後稱呼排齊。

3、混合式。混合式兼有齊列式和縮行式的特點，大部分項目按齊列式

格式排列，但日期和結束禮詞的排列同於縮行式，即日期可置於信箋右上方，結束禮詞放在正文下的右邊或居中，事由行多與左線邊緣排齊，但也可居中。

(三)信封的寫法

在寄往國外信函的信封上，書寫收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同於國內信封的寫法，其主要特點是|：1、寄信人姓名、地址寫在信封的左上角，商貿機構所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址寫在信封中央偏下位置，現在的流行寫法，除縮略語外，已不用標點符號;3、郵票貼在信封右上角，現國外來函大多已在右上角印妥郵資;4、寄信人和收信人姓名、地址現多用齊列式，也可用縮行式。其排列順序與漢語相反，先寫姓名，後寫地址，寫地址應由小至大，即先寫機構名稱，依次寫門牌、街道城市名、州(省)名及郵區代號，最後寫國名;5、關於信件類別，投遞方式及其他事項說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或寫在左下角。

如懷疑信件能否送交收件人，可在信封最下緣標明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意爲“無法投遞，請退交……”

(四)具體內容

建立貿易關係

建立貿易關係(Establishing Business Relations)是雙方業務往來的基礎，要擴大貿易往來，就必須在鞏固發展已有的業務的基礎上，不斷物色新的貿易對象，不斷拓展業務關係。

建立貿易關係的方法大體(如廣告、函電等)來建立聯繫。在現代經濟生活中，後者由於傳播速度快，擴散面廣而被廣泛採用。無論採用哪種方法，都必須事先做好市場調研，市場調研一般着重這幾個方面：1、該市場的商業習慣，海關條例，特別是習慣作法和付款條件;2、進出口機構及其國內商業聯絡途徑;3、市場購買力，消費者的興趣、愛好;4、同類商品的競爭情況;5、貿易制度、關稅制度和進出口管制條例;6、港口條件、地理、社會、政治情況。

新的貿易對象的名稱、地址，一般可以從這幾個方面來獲得：1、代理商、推銷小組的推薦;2、現有來往的銀行或客戶的介紹;3、貿促會和商會的介紹;4、駐外使館商務處的介紹;5、各種傳播媒體。在與新的貿易對象聯繫前，應該對其進行資信調查，調查的內容包括資金情況，經營能力、商業信譽等等。

建立貿易關係的函電，可以介紹本機構所經營的業務，寄送商品目錄、價格表及樣品等。爲了促進交易，也可以詢問對方的願望和要求。

建立貿易關係的函電，必須熱情誠懇，除注意禮貌外，不必過於謙虛，一定要給對方留下一個良好的印象。

1、詢盤

詢盤又稱詢價。指交易一方欲購買或出售某種商品，向另一方發出的探詢買賣該商品及有關交易條件的一種表示。按詢盤的內容可分爲一般函詢和具體詢盤。一般詢盤是買方僅僅爲了瞭解情況向賣方要商品目錄本、價目單、樣本、形式發標(作報價單用)，等等。具體詢盤是買方有做買賣的要求，指定商品要求賣方報盤。

詢盤可以口頭髮出，也可採用書面形式，或通過電報、電傳等。通常由買方發出。買方的詢盤只表示一個意願，沒有必須購買的義務;賣方也沒有必須回答的義務。但一般賣方要儘快答覆，向買方開盤或正式報盤。買方的詢盤往往不限於一個對象，可同時向幾個客戶發出，選擇條件最優惠者供進一步磋商時參考。

詢盤也可以由賣方了出，旨在主動探詢客商對某種商品是否有需求。詢盤是聯繫客戶的一種方法，也是瞭解市場行情的一種手段。

一般來講，寫詢價函的目的是爲了解情況，而其讀者又需馬上了解信函的內容。因此，語言的表達要以簡單、清楚和切題爲原則。最好在信的開頭就寫出你想問的問題，但一定要把詢問的問題和要求寫清楚、具體，而且要彬彬有禮。詢價函一般包括：1、商品的大體情況(General Information);2、商品目錄(Catalogue);3、價目單(Price-list)和數量(Quantity);4、樣品或樣本(Samples);5、款式、型號(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交貨時間(Shipment)。

2、報盤、遞盤、還盤和接受

報盤(Offer)又稱發盤。是商業交易磋商中買賣雙方必經的過程。通常是一方先向另一方提出某種交易條件(如：商品名稱、數量、規格、交貨期以及付款條件等)，而另一方願接受此條件，即交易合同成立。賣方的Offer稱爲Selling Offer，買方的Offer，稱爲Buying Offer。報盤有實盤(Firm Offer)和虛盤(Non-firm Offer)兩種形式。實盤又稱“不可撤銷的發盤”，指由發盤人向受盤人提出完整、明確、肯定的交易條件，並願在一定期限內按所提條件與受盤人達成交易的一種肯定表示。虛盤是賣方所作的非承諾性表示。往往附有保留條件，它沒有買方只要接受就可以成交的權限。

還盤(Counter Offer)又稱還價。指交易一方收到對方報盤後，不同意或不完全同意報盤中的內容，但又有意達成交易，爲進一步洽商，便向對方提出新的條件，修改條件或其他要求，均稱爲還盤。

遞盤(Bid)又稱遞價，出價。在商品交易中，如賣方手中貨少，行市又看漲，或對當前市場情況不清楚，再則是不知買方有無誠意購買，賣方常要求買方先遞價，連續收到各地客戶遞價之後，以便集中對比，然後決定與誰成交，這樣比較主動。

接受(Acceptance)指買方在實盤有效期內無條件地完全同意報盤的全部內容，並同意據此訂立合同的一種表示。接受一經發出，不能任意撤銷。

3、訂貨

訂貨是買方向賣方提出的要求，要求賣方按定單所列的各項條件供貨。定單的取得，大致有兩種情形：1、經賣方報盤，或買方的還盤，最後由買方接受而成效，由買方制定定單發給賣方;2、買方根據賣方事先所送的產品目錄、價目表、甚至樣品，直接定貨(或稱定購)。

定貨可隨時以書信的形式寫成，亦可用事先印妥格式的定單。定單或定貨書信一經賣方確認，一般就成爲對買賣雙方都有法律約束力的合同。因此，它們的制定或撰號必須準確和清楚，以免引起不可更正的麻煩。

訂貨同詢盤和報盤一樣，可採用電話、電報或書信方式提出，以電話或電報方式提出者，通常均另以書面確認之。

另外，賣方接到買方的訂單後應認收。認收時，最好重複一下訂單的條件。有時賣方因某種原因不能接受買方的訂單。在這種情況下，可選用三種方法：1、送上代用品;2、還盤;3、拒絕接受。

採用送上代用品的方法要特別慎重，因客戶可能對代用品不滿意而拒收。如送代用品，事先未獲得客戶同意，其貨物最好用試銷方式，並負責往返運費。拒絕接受訂單是在確實無他選擇時再用。此種信函必須非常仔細繕寫，而且要爲友誼和今後交易留有餘地。最好採用還盤的方法或勸說買主接受。

/4、裝運

裝運(Shipment)，裝運條件是買賣合同中必不可少的一項重要條款。它包括裝運時間、裝運港、運輸方式、裝卸時間、裝運單據等。就外貿而言，裝運大多數由遠洋輪來承擔，即不定期貨船或是定期班輪。隨着國際貿易的迅速發展，集裝箱的使用爲公路、鐵路和航空運輸提供了高效率的運輸形式，而且使海運的運費降低了一半。

裝運時間，即裝運期通常是指貨物裝上運輸工具的時間或期限。在按FOB、C&F和CIF價格條件成交的情況下，賣方的裝運時間以提單上籤署的日期爲依據，如提單日期在合同規定的裝運期內，賣方就履行了合同的交貨義務。但在FOB條件下，通常是由買方租船或派船或訂艙位，如買方未能在合同規定的期限內履行派船或訂艙義務，買方應承擔賣方由此而遭受的一切損失。

不管交易是按FOR、C&F還是CIF成交的，合同一般規定貨物裝運完畢後，賣方必須立即向買方發出裝船通知(Shipping Advice)，其內容包括合同號(或訂單)、商品名稱、數量、貨值、船名及啓航日期等。對於按FOB和C&F成交的交易，買方收到賣方的裝船通知後應立即辦理保險，並準備接貨。如因賣方未及時發出裝船通知，致使買方未能及時辦理保險，而在此期間貨物在運輸途中遭到的損失，應由賣方負責。

在對外貿易中，貨物裝運後，賣方必須向買方提供裝運單據，作爲履行合同並提取貨款的依據。裝運單據的種類和份數，在每筆具體交易中由買賣雙方商定。

裝運前買方將裝運要求以書面形式通知賣方洽辦，說明裝船方式，包裝規定和嘜頭等，稱爲“裝運須知”shipping instructions.

如果從一港至另一港無直達船，那就需要轉船。爲了避免今後可能發生爭議，賣方應先徵得買方同意。因此，在合同中或信用證中必須制訂“允許轉船”的條款。

裝運涉及面很廣，包括報關、預定艙位、租船等等。通常書寫有關裝運的信函有幾種目的：催促早日裝運;修改裝船條款;寄發裝船通知;寄送裝船單據等等，趁通知買方貨已裝船的機會，賣方還可表達進一步發展業務的願望。

發出裝運通知，可以採用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F價格條件下，一般須以電報通知買方，以便買方辦理保險和準備派船接受。

交出裝運通知，意味着合同的具體實現，雖然還不是交易的終結，但對買賣雙方都有重要意義。因此，除通知船已出運，以及在FOB條件下貨物備妥通知買方派船以外，還可以利用這個機會，在通知出運的同時，向客戶表示完成合同的愉快心情和繼續發展貿易的良好願望，也可以對買方的合作表示感謝，還可以進一步開展推銷活動等等。

5、支付

當今世界的貿易活動中，國家之間、企業之間經常會產生債權債務關係。賣方獲得一定的債權，買方負有一定的債務。這種債權債務關係必須在一定時期內清算、結算。爲實現債權債務的清償，賣方收入貨幣，買方支付貨幣，這些收付均通過一定的支付方式來實現。現在用得較多的國際貿易支付方式有三種：即匯付、託收和信用證。

(一)匯付(Remittance)

匯付是指付款人(買方)根據合同中約定的條件將貨款通過銀行匯寄給收款人(賣方)的支會方式。參與匯款業務的有四個當事人，他們是：付款方、收款方、匯出行、即受付款方委託匯出的款項的銀行、匯入行，即受匯出行委託，解付匯款的銀行。如由付款方主動向收款人匯付，稱爲順匯法;如由收款方開出以付款人爲擡頭的匯票，主動向付款方索取，叫做逆匯法，又稱出票法。匯款時買方(付款人)可採用信匯、電匯、和票匯三種形式。

(二)託收(Collection)

託收是指由顧客委託銀行代爲收了各種款項的業務。即出口商(賣方)開出以進口商(買方)爲擡頭的匯票，委託賣方所在地銀行(託收行)通過它在買方所在地的分行或代理行(代收行)，代爲向買方收款。託收業務中涉及的當事人有：委託人(出口商或收款人)、託收行，代收行和付款人(進口商)。委託人與託收行之間、託收行與代收行之間都是委託代理關係，託收行和代收行對於會款人是否付款不承擔責任。託收是建立在商業信用上，風險較大。託收分爲光票託收和跟單託收。

(三)信用證(Letter of Credit, 簡寫 L/C)

買賣雙方進行貿易結算時，除非買方具有無可置疑的信譽或買賣雙方有着特殊的關係，否則，賣方不願接受付款交單或承兌交單。因爲賣方擔心買方最後拒絕付款贖單，這時賣方雖然仍是貨主，但他可能收不到貨款，在承兌交單項下，買方已拿到單據，最後因某種原因無力支付，賣方就會受到嚴重的損失，所以，進行國際貿易交會時，更多地採用信用證的方式。

信用證是以銀行信用爲基礎，付款由銀行擔保。它是由進口地銀行應進口商(買方)的請求，開給出口商(賣方)一種保證支付貨款的書面憑證。在這種憑證中開列了買方購貨所規定的條件，如貨物的品種、規格、數量、發貨憑證等，只要賣方按所列條件會貨，就有權憑此證向開證行或其指定的銀行取得貨款。