如何向祕書傳情達意

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到國外出差之前，一般而言都以傳真和外國的當事者取得晤面的約定，很少用電話聯絡。但是在國內，或是自己在國外需要緊急晤面的時候，利用電話則較爲方便。接下來，小編給大家準備瞭如何向祕書傳情達意,歡迎大家參考與借鑑。

(1)正確介紹自己的姓名，與正確獲知對方姓名。

(2)要詢問希望與誰晤面，並且把意思正確地傳達給對方。

(3)要傳達或詢問約定的時間與場所。

如果能正確地溝通並掌握上述三點原則，那麼你的商務英文電話就可以說是及格了。

(1)經由祕書安排約定

I'd like to make an appoingtment with er.(我想要和Hammer先生約個見面時間)

原則上約定見面商談時，應事先用傳真或信函同志對方較爲妥當。如果在事先未能以書面告知時，最好說清楚見面時想說的內容，如to diascuss the contract [洽談合同事宜].

(2)經由祕書安排約定

Could I see er sometime this week?(我們能不能在這個星期跟Hammer先生見個面?

sometime this week是[這個星期隨便什麼時候]之意。最好配合自己的日程表說清楚有空閒的時間，如Either on Wednesday or Thursday.(星期三或星期四都可以)。

(3)經由祕書安排約定

Would it be possible to see er tomorrow?(明天能不能跟Hammer先生見個面?)左句含有Does er have time to meet with me tomorrow?(Hammer先生明天有時間跟我見面嗎?)，或If he does have time, may I meet him tomorrow?(如果他有空，我明天能跟他見面嗎?)之意。

(4)經由祕書安排約定

What time is convenient for him?(他什麼時候有空呢?)也可以說What time is he available?(他什麼時候有空?)，但用convenient會給人比較客氣的感覺。如果無法照對方的要求時間見面時，就說I'm available at three o'clock.(我三點有空)來試探一下也無妨。

(5)經由祕書安排約定

I'd like to have lunch with him tomorrow.(我想明天和他吃午飯)

在歐美，商業界常舉行a lunch meeting [商業午餐].在這種聚餐中，不但容易相互溝通，也可以藉此加深彼此交情，因而用餐的時間長達三小時的情形也屢見不鮮。

(6)直接求見本人

If you have time，I'd like to meet with you today.(如果您有時間，我想今天跟您見個面)

雖然已約好時間，可是有急事想提早見面時，就可以用這句。如果沒有空閒時間就說I'm sorry，but I'm really tied up today.(很抱歉，我今天真的沒空)。

(7)直接求見本人

Could you spare me about half an hour?(能不能給我半個小時的時間?)

這句話是對熟人說的話。spare是[騰出(時間)，分讓(東西)之意。有時間的話說Sure.，OK.等;如果沒空的話說I'm afraid I can't.(恐怕不行)就可以了。

(8)直接求見本人

Could we get together at aurant?(我們能不能在洛城餐廳會面?)

get together是[聚會、會面]之意的較爲隨便的說法。說明聚會地點，如某某餐廳等時，最好指出大家共同認識(shared knowledge)的目標比較好。

(9)直接求見本人

I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product.(我想，我們是不是可以安排一次會面來討論新產品)

這句是經由第三者介紹而尚未謀面的人在約定晤面時使用。I was wondering if……的說法含有不太拘束形式的溫和語氣。還可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?。

(10)直接求見本人

I'm calling about what we discussed the other day.(我打電話是爲了前幾天我們所討論的事)

這句是已見過面想再繼續時的說詞。接到電話的人可以答稱I've been waiting for your call.(我一直在等您的電話裏)，並接着說Let's get together. When can we meet to talk?(我們來聚一聚。什麼時候可以見面?)

(11)詢問目的

What would you like to talk to me about?(你要跟我談些什麼事?)

也可以用Can l ask you what you want to discuss?。要見面之前，事先了解討論的內容、前後關係、背景(context1)等有助於預作交涉前的準備工作。

(12)表示同意

Sure.(好啊!)

簡短地表達肯定的方式有Certainly.(當然可以)，Of course.(當然)等，意思都差不多。在談話中如果常用這種簡短詞句會給人幼稚的感覺。應該用一些不同說法才能給人較佳印象。

(13)表示拒絕

I don't think we have to meet on this subject.(關於這個問題，我不認爲我們有見面的必要)

對於不認識的人或推銷人員的求見電話，認爲無需見面時，可以用這句話，或明確地用It's probably not necessary to meet.(沒有必要見面)來加以謝絕。

(14)與代理人會面

I'm afraid I can't，but n will meet you instead.(我不能會面，但n會替我跟你見面)

句首用I'm afraid I can't……會給人非常客氣的印象。若不小心而唐突地說出I'm too busy to meet you.，說不定會給對方帶來受輕視的感覺。

(15)想要決定的時間與場所

May I arrange the time and the place，please?(能不能讓我安排時間與場所?)

也可以Do you mind if I set the time and location for our meeting?(我來定見面的時間和地點可以嗎?)。開會的時間和地點常常影響商談的成果，因而配合對方時間的同時，要把握主導權。

(16)詢問適當的時間

When do you have free time?(您什麼時候有空?)

這是自己有時間可以配合對方來約定見面時間的問法。也可以用When are you available?談商務時，free time指的是除去假日及下班後的時間。

(17)告知適當時間

I'm free at three o'clock today.(我今天下午3點有空)

此句是(3點以前不方便，但3點以後纔有空)的意思。也可以用I'm available at three o'clock.如果是[3點到4點有空]的話，就用availbale from three o 'clock until four即可。

(18)提議約定日期與時間

Can I see you Thursday at nine?(我能不能在星期四，9點跟您見面?)

如果對方沒有時間時，就用How about……?的句型來調整適當的見面時間。用I'll be free anytime from 10: 3: Wednesday.(星期三的上午10點到下午3點我都有空)的話，可以讓對方選擇方便的時間。

　　擴展：商務報盤的英語詞彙與句子

We're willing to make you a firm offer at this price.

我們願意以此價格爲你報實盤。

We can offer you a quotation1 based upon the international market.

我們可以按國際市場價格給您報價。

We'll let you have the official offer next Monday.

下星期就給您正式報盤。

I come to hear about your offer for fertilizers.

我來聽聽你們有關化肥的報盤。

My offer was based on reasonable profit, not on wild speculations2.

我的報價以合理利潤爲依據，不是漫天要價。

No other buyers have bid higher than this price.

沒有別的買主的出價高於此價。

We can't accept your offer unless the price is reduced by 5%.

除非你們減價5%，否則我們無法接受報盤。

I'm afraid I don't find your price competitive at all.

我看你們的報價毫無任何競爭性。

Let me make you a special offer.

好吧，我給你一個特別優惠價。

We'll give you the preference of our offer.

我們將優先向你們報盤。

This offer is based on an expanding market and is competitive.

此報盤着眼於擴大銷路而且很有競爭性。

The offer holds good until 5 o'clock p.m. June 23, 2000, Beijing time.

報價有效期到1997年6月22日下午5點，北京時間。

All prices in the price lists are subject to our confirmation3.

報價單中所有價格以我方確認爲準。

Our offers are for 3 days.

我們的報盤三天有效。

I'm afraid the quotation is unacceptable.

恐怕你方的報價不能接受。

We cannot make any headway with your offer.

你們的報盤未得任何進展。

We prefer to withhold4 quotation for a time.

我們寧願暫停報盤。

Buyers do not welcome offers made at wide intervals5.

買主不歡迎報盤間隔太久。

Now we look forward to replying to our offer in the form of counter-offer.

現在我們希望你們能以還盤的形式對我方報盤予以答覆。

Your price is too high to interest buyers in counter-offer.

你的價格太高，買方沒有興趣還盤。