商務英語信函寫作要素
隨着國際商務不斷髮展和活動範圍日益擴大，商務英語的內涵變得越來越豐富，涉及的領域更加廣泛。下面小編爲大家整理了商務英語信函的寫作要素，歡迎大家閱讀。
一、商務英語信函寫作要素
1、信頭
信頭是指印製或打印在信頭上的企業名稱、地址、電話號碼、傳真號碼、電子郵件、公司網站等。
2、日期
日期通常印在信紙的右下方，或發件人姓名和地址的下方。日期在英式書寫爲日、月、年;在美式書寫爲月、日、年。
爲了避免誤解，日期和年份用數字表示，而月份則用英文表示，第一個字母大寫，也可使用縮寫。例如：May 1,1998(美式書寫);1，May ,,1998(英式書寫)。
3、收信人的姓名和地址
在書寫收信人姓名時，應特別尊重對方的習慣，不要在公司名稱前加或刪去前綴The，也不要改用傳統的寫法和縮寫，如Company和Co.不能互換，否則會被視爲不禮貌的行爲。
如果收件人是個人，應在收件人姓名前加稱謂，如Mr.(先生)、Mrs.(夫人)、小姐(Miss)、Hon(用於稱呼市長、部長、大使等)、Pres.(總經理、總裁、社長等)、Prof.(教授)等。收件人的地址寫法與信封的格式相同。
4、稱謂
在商務英文信函中，相同於“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs;稱呼企業，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir稱呼收信者。
5、正文
正文的地位和內容與中文信函相同。在英文商務信函中，信文從標題下面兩行開始寫，行與行之間有一行，段與段之間有兩行。
信件正文以佔信紙的四分之三爲宜，周圍留有一定的空白，每行的第一個字從左邊取全，右邊的第一個字不必取全，但要儘量考慮到整齊和美觀。
6、結尾
英文商務信函的結尾是寫信人的謙稱，相當於"敬上"的意思。
如果收信人是一家公司，則常用謙稱：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等;如果收信人是個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。
二、商務信函七個方面的寫作規則
1.Clearness 清楚原則
清楚包括兩個方面的內容，一是寫信者在擬文前知道自己要寫什麼;二是對文收到信函時可以完全瞭解寫信者要表達的意思，不會產生誤解。這就要求寫信者頭腦清楚、條理清晰、表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞彙。
2.Conciseness 簡潔原則
簡潔是指用最少的語言表達最豐富完整的內容，並且不影響信函的禮貌性。簡潔使信函更加簡明有力。
商務英語信函的格式要簡明扼要，語言要通俗易懂，內容要精練豐富。這要就要寫信者在行文過程中儘量選用簡單、易懂、樸素的詞彙，採用簡潔，直接的句子商務英語信函的“7C原則”商務英語信函的“7C原則”。
3.Correctness 準確原則
商務英語的信函與買賣雙方的權力、義務、利害關係、企業形像等息息相關，是製作各種商業單據的依據，以及進行商業活動往來的重要憑證。準確無誤是商業英語信函寫作中最最要的原則。
準確原則不僅僅指單詞拼寫、標點符號無誤，語法使用、結構格式正確，還應確保信函所涉及的信息、數字、事實準確無誤。因此，在進行商業英語信函寫作中應反覆審覈相關信息，如：收信人的職稱、姓名、地址、交貨時間、地點、貨物品質、顏色、尺碼、單價、總價、包裝等。
4.Concreteness 具體原則
具體原則是指信函中涉及的內容要言之有物，信息要詳實具體、豐富生動，表達要完整。商務信函寫作中注意避免類似：soon, at an early date, good, nearly 等籠統的、含混不清的表達法。例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具體，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.
5.Courtesy 禮貌原則
爲了建立、保持一個友好貿易關係，商務英語信函往來一般要注意禮貌原則，以理待人。禮貌原則不僅僅體現在使用 Please,thanks you 等這些詞彙上面，而且要在字裏行間體現我國的外貿政策和外交禮節，做到不卑不亢、得體大方。具體的禮貌原則基本包括這樣幾個方面：遵守國際商務往來慣例;尊重對方風俗習慣;語言表達要客氣有分寸，避免使用命令口氣;多用友好、肯定的語氣，儘量用委婉語氣指出對方不盡人意的地方，覆信要及時
6.Consideration 體諒原則
體諒是指以對方利益爲出發點，站在對方的立場周到、細緻的考慮問題，以便得到對方的好感而達到所預期的目的商務英語信函的“7C原則”默認。體諒原則是商務交往中爲了促成交易所使用的一種技巧。
7.Completeness 完整原則
一封完整的商業信函應該是對對方提出的問題逐一回答而且對自己要表達的重要信息說明清楚。信函的完整性有助於建立良好的企業形像，節省雙方的商務往來時間而達到預期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的糾紛。
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商務英語信函是國際貿易中交易雙方進行信息溝通的重要方式，其撰寫的水平對於一個企業的形象和業務有很重要的影響。以上內容是小編整理的商務英語信函要素及寫作規則，希望可以給大家帶來幫助。
