如何提高商務英語寫作能力?

商務英語寫作目前在生活中有越來越廣泛的應用，每個人都有必要了解商務英語的一些寫作知識和規範。很多人對於商務英語比較陌生，但是如果你要學習並且即將開啓考試之路，就要不斷提升自我。那麼關於商務英語寫作能力又該怎麼提高呢?

在20世紀中葉，商務往來與今天相比要更爲冷淡和正式，這導致當時的文書寫作也很正式。人們經常使用一些一本正經的繁文縟詞，例如：

① Kindly furnish us with this information soon.

② Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.

③ The above-mentioned goods will be dispatched to you today.

與幾十年前相比，今天的商務活動已經不再那麼正式和刻板，但很多人的商務寫作仍然在沿用半個世紀前那種古板的風格。爲此，作者在書中花了大量的篇幅來教導讀者如何寫好現代商務英語：忘掉教科書上那些正確而無用的套話，從讀者的角度出發以輕鬆、自然和友好的語言來完成溝通。作者在書中重點闡述了下面這幾條商務英語寫作原則：

1.用現代商務語言替代過時或陳舊的表達

商務郵件的目的在於傳達信息或者說服對方，而不是參加作文競賽評選，一定要讓對方讚歎你的寫作水平不可。爲了達到溝通的目的，商務寫作做到簡潔自然，不說空話套話，用現代商務語言去替換過時或陳舊的表達。

比如對於上面提到的三個例子，我們可以將其替換爲更爲自然的說法：

① Please let us have this information soon.

② I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.

③ These goods will be sent to you today.

2.使用自然、口語化的方式寫作

商務郵件雖然是書面體，但它與一般的書面體(比如學術論文)不同。現代商務郵件寫作提倡語言自然、流暢，就像面對面的口語交談一樣。我們可以在寫作中融入一些自己的想法、個性和情感，讓讀者感覺到作者是一個活生生的人，而不是一臺毫無感情的公文機器。

我們在日常商務郵件中可能經常會見到類似下面的句子：

① Appreciate if you could help to process this claim at your earliest.

② Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed accordingly.

③ Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us.

這樣的句子過於正式，讀起來也很費解。這實際上會給讀者造成距離感，影響商務溝通的效果，它們可以改爲更加自然的說法：

① Please process this claim soon.

② Please let us know what you would like to do.

③ I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.

值得注意的一點是，雖然商務郵件寫作提倡口語化的寫作方式，但這並不意味着我們可以使用俚語和非正式的口頭語。因爲這些俚語和口頭語只用於非正式的社交場合，不適合出現在商業場景中，例如：Keep your shirt on. 這樣的非正式說法要改爲 Please be patient.

同時我們也要避免在商務郵件中出現非正式的縮寫(例如避免把you縮寫成u，把are縮寫成r，把because縮寫成cuz)，因爲這樣會給人造成懶惰或者不夠嚴謹認真的印象。

3.使用主動語態

一般情況下，在商務郵件中使用被動語態會顯得語氣生硬、官腔官調，使用主動語態則會更加有趣有力。試比較下面這幾個例子：

① The new system was developed by our staff.

② Our staff developed the new system.

③ These notes should be read carefully before completing the form.

④ Please read these notes carefully before completing the form.

看得出來使用主動語態重點會更加突出，同時句子也會更爲簡潔。

當然，並不是所有的情形下都必須要使用主動語態。當動作發出的主語不明確或者不重要的情況下要使用被動語態。

舉個例子，某個島上噪音很大，而我們要強調“噪音”本身，而不是“聽到噪音的人”，這時候應該說：

The noise was heard all over the island.

而不是使用主動語態：

People all over the island heard the noise.

由於在被動語態中看不出動作發出者是誰，有時候在商業中爲了逃避責任或者含糊其辭，我們也會使用被動語態。例如：

An unfortunate mistake was made.

在這句話裏面，錯誤是誰犯的並沒有明說，但如果用主動語態，就意味着責任都要由“我們公司”承擔：

Our company made an unfortunate mistake.

4.多使用動詞而不是名詞

動詞名詞化(例如將avoid寫成the avoidance of)會拉長句子，而且會使寫出來的句子不夠生動，缺少人情味。我們在寫作時要儘量使用動詞而不是名詞。類似下面的句子：

① His carelessness in driving caused a serious accident.

② We ensured the motivation of staff with the introduction of Learn at Lunch sessions.

要改爲：

① His careless driving caused a serious accident.

② We motivated staff by introducing Learn at Lunch sessions.

5.多使用短句

研究表明，句子的長度與人們的理解程度有直接聯繫。當句子的長度在15至20個單詞時，首次閱讀就能理解的人所佔的比例爲75%，當句子單詞長度在27個以上時，這一比例馬上降到4%。由於商務郵件講究溝通的效率和準確性，因此應該儘量使用短句。例如對於下面的長句：

Unfortunately, if we invest in new machinery, and the market falls again, as it has been predicted, we may possibly find ourselves with too much production capacity, and this may, therefore, result in even more serious problems.

我們可以將它拆分爲幾個短句，這樣更加便於理解：

We must give serious consideration to the issue of investing in new machinery. //

If the market falls again, as has been predicted, we could find ourselves with increased production capacity. //

This may then result in even more difficulties.//

除了上面提到的這些內容之外，還有很多知識等着大家學習。大家也可以通過大量相應的範本練習，寫作就要不斷的練習纔會有效果。對商務英語寫作感興趣或有需求的同學，一定要注意這些內容。滬江小編希望大家在學習中快樂，在快樂中成長。