如何寫出標準英文郵件
學習商務英語的時候，也會出現英文郵件的相關寫作內容。在商務領域特別是外企工作環境中，日常工作溝通都是用英文郵件聯繫的。如果你不能很好的掌握這項職場技能，就會給人不專業的感覺，印象分會大打折扣。今天就來說說如何寫出標準的英文郵件吧!
01
主題
主題要言簡意賅並突出重要性。
短的主題可以是一個單詞，如：Greetings
長的可以是一個名詞性短語
或一個完整的句子(長度最好不要超過35個字母)
舉個例子
注意：主題的句首詞和專有名詞要大寫。如：
Application of Reduce Load
關於減少負荷的申請
根據郵件內容是否重要
還可以在開頭加上強調詞
例如：URGENT或FYR——For Your Reference (供參考)
舉個例子
URGENT: Submit your report today!
緊急：今天提交報告!
FYR: More details about tomorrow's workshop.
僅供參考：明日研討會的更多細節。
02
稱謂
通常以Dear或hi開頭，相當於你好
dear的使用不分男女
但是如果已知對方介意或生疏的情況下，可用hi代替
問候後面緊跟的是對方的“First Name”
也就是中國的“名”，而非“姓”
然後再加上英文的逗號
比如說給自己的客戶、老闆發郵件
就可以用Dear+Miss/Mr./Mrs.+姓
舉個例子
如果你的老闆姓Lewis，那麼開頭就可以是：
Dear Mr./Mrs. Lewis.
不知道對方姓名時：
用Dear Sir or Madam。
收件人是一個羣體時：
用Dear+羣體名稱。如：
Dear customers,
親愛的顧客們，
Dear colleagues,
親愛的同事們，
寫給上級時：
用Dear Manager(尊敬的經理)或Dear Director(尊敬的領導)。
寫給關係好的人時：
用Hi+First name，顯得更加親切隨意。如：
Hi Tom;Hi everyone;Hey guys.
寫給特殊稱謂或頭銜的人時：
Doctor/Dr.(醫生/博士);Professor/Prof.(教授)。
03
正文
1. 闡明來意
在郵件開頭闡明寫郵件的目的
能讓收件人迅速get到重點，並及時回覆
根據不同的郵件目的，可使用不同的句式
舉個例子
主動給別人寫郵件：
可以用I'm writing to...來表明意圖。如：
I am writing to inquire the procedures of examination.
我寫郵件是想詢問一下考覈的流程。
表示感謝：可以說
Thank you for all your assistance.
感謝您的幫助。
郵件回覆晚了表示道歉：可以說
Apologies for the late reply.
Sorry for the delay.
非常抱歉回覆晚了。
2. 郵件主體
正文部分注意，首行要與上下各空出來一行
不要緊跟問候語，對於收件人在看郵件的時候
便於閱讀，也更加規範
另外每個英文單詞之間要習慣性的輸入空格
這個在中文中不常用，大家一點給不要忽略
舉個例子
注意：
郵件內容儘量言簡意賅，一般不超過5段, 每段不超過5句話。每句話第一個單詞首字母要大寫。有需要強調的詞，可以用星號標註在詞語兩側，如*important*。儘量使用書面語, 少用縮寫和簡寫, 避免網絡用語和俚語。
如果需要添加附件，可以這樣表達:
Please refer to the attached document.
詳情請參考附件。
04
結尾
結尾通常需要對收件人再次表示感謝。
英文信件結尾也就是我們說的結束語
最常見的就是Best wishes 和 Best regards
Best Regards也可以用“B&R”縮寫代替
舉個例子
Thank you for your patience and cooperation.
感謝您的耐心與合作。
Thank you for your kind consideration.
感謝您的理解和支持。
如果期待對方儘快回覆，可以說：
If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.
如果有任何問題，可以隨時跟我聯絡。
I'm looking forward to hearing from you.
真誠期待您的回覆。
致意部分也要根據對象和場合選擇不同的用語。
非常正式的場合
• Respectfully yours
• Yours respectfully
正式的場合
• Very truly yours
• Yours very truly
相對正式的場合
• Sincerely Yours
• Yours sincerely
朋友或同事之間
• Best regards
• With my kindest regards
05
署名
署名的位置在左下角
包括必要的個人信息：姓名、公司、電話、地址等
以方便對方聯繫，最好不要超過4行
06
郵件中常見的縮略語
舉個例子
1.CC: carbon copy 抄送
2.FW:forward 轉發
3.Re: reply 回覆
4.FYI: for your information 供參考
5.FYR: for your reference 供參考
6. BTW: by the way 順便問下，順便提下
7. P.S: postscript 補充說明
8. ASAP: as soon as possible 儘快
9. RSVP: 法語Répondez s'il vous plait, 請回復
10. EOD: end of the day 下班前，比如說EOD Thursday，就是週四下班前
11. TBD, TBC: to be determined/decided/confirmed 待定，比如會議室TBD，就是說會議室還待定的意思
12. OT: overtime 加班
13. N/A: not applicable 表格中有時候不允許空值的話可以填這個
14. Loop in / drop: 比如有封郵件，Grace覺得和誰誰相關，就回復全部，加上loop in 誰誰，相當於@ 一樣，drop的話也是覺得誰誰無關，就回復全部說drop誰誰，把那個人移除郵件會話。
15. AFAIK: as far as I know, 據我所知。
16. BR: best regards, 祝好。
17. On annual leave/ business trip: 休年假，出差時往往也發封郵件給相關的同事告知。
18. OOTO: out of the office, 外出不在辦公室。
19. NB：Nota Bene，特別注意，劃重點。
20. NRN：No Reply Necessary，不用回覆(勿回，免回)。
21. OOO：Out of Office，不上班，休假中(有時候也寫成OoO)。
22. TBA：To be announced，待通知。
23. IMO：In my opinion，依我之見
24. PCM：please call me， 請給我打電話
25. AL：annual leave，年假
26. BBL：be back later 稍後回來
英文郵件把“主題、稱謂、正文、結尾用語、署名”這五大要素搞清楚，還想了解哪些商務英語知識，可以來這裏告訴我們。
